事務所・オフィスの整理整頓をしたい人必見！ きれいに整理できるコツ
2017/07/12
2019/03/07
事務所やオフィスが雑然としていて、みっともないので整理整頓をしたいけれども何から手を付けていいのかわからないとお悩みの人は多いものです。事務所やオフィスの場合は、机やロッカーなど個人のスペースと、書類棚や資料室など皆で共有するスペースがあります。誰かが勝手に整理整頓すると業務に差し支えることもあるので計画的に行わなければなりません。
そこで、事務所やオフィスの整理整頓にお悩みの人や、これから実行したいと考えている人に向け、上手に行う方法やアイデア、コツなどをご紹介しましょう。
この記事を順番に読んでいただければ、何から手を付ければいいのか、どうやって整理整頓を進めればいいのかがおわかりいただけます。また、事務所やオフィスの整理整頓で出る不用品の処分方法も説明しているのでぜひ参考にしてください。
1．事務所の整理整頓について
事務所やオフィスの整理整頓を始める前に、整理整頓に関する基礎知識を学びましょう。
1-1．整理整頓のすすめ・目的
職場では「整理整頓は面倒だ」「忙しくて片付けなどしている時間はない」という人もいるでしょう。職種によっては「散らかっているほうがクリエーティブだ」と主張する人もいます。しかしながら、最近は、事務所の整理整頓をすることが仕事の効率をアップする「割れ窓理論」が注目されているのはご存じでしょうか。
1-1-1．割れ窓理論とは？
割れ窓理論（ブロークンウィンドウ理論）とは、米国の犯罪学者が発案した理論です。
- ガラスが割れている窓を修理せずに放置する
- 「防犯に配慮していない」建物という印象を与えるので、いたずら目的などでほかの窓ガラスも割られる
- 全部の窓が割られ建物は荒廃（こうはい）し、犯罪の巣窟になる
「小さいダメージを放置すると全体に悪影響を及ぼす」、つまり「職場の環境は会社全体に影響する」という理論です。
割れ窓理論は、多くの有名企業がビジネス向上のために取り入れています。たとえば、社員の机の上に無駄なものを置くことを禁止・私物持ち込み禁止など、整理整頓のルールを決め実践しているのです。「割れ窓」を放置せずすぐに改善することで、事務所内がきれいになり社員の意識改革もできます。スタッフの士気も上がり、お客さまなど外部からの評価もアップ、業績も上向きになったと手応えを感じている企業は多いのです。
1-1-2．整理整頓のメリット
整理整頓をすることで以下のようなメリットも得ることができます。
- 探しものがすぐに見付かる
- ものを無くさなくなる
- 余分なものが少なくなるので効率よく仕事が進む
- 余分なものが減るのでスペースがあく
- 掃除がしやすくなるために、いつもきれいな状態をキープできる
- 環境がきれいになるので気分がいい
1-2．整理整頓の悩みごと
事務所の整理整頓は、たくさんのメリットがあると知りつつ、できない会社には共通の悩みがあります。
- 書類や資料が多過ぎる
- 作り付けの収納スペースが少ない
- 事務所が狭い
- 仕事が忙しくて整理整頓をしている時間がない
- スタッフが非協力的
- 不用品などを処分する人手がない
上記の悩みがあっても、事務所の整理整頓を進めることができる方法をご紹介しましょう。
2．事務所の整理整頓の方法
自宅なら、自分のペースで好きなときに整理整頓ができます。けれども、事務所の場合は複数のスタッフがいるので計画的に進めることが必要です。
2-1．まずはどうするか、どこをするか
最初に行いたいのは「計画を立てる」ことです。「いつから」「どこから」「どのように」整理整頓をするのか計画表を作りましょう。業務に支障をきたさない日にまとめて行うか、業務を1〜2時間早く切り上げ数日間に分けて行うかなど「整理整頓する日」を決めてください。
それから、個人の机→共有の書類棚→資料室→倉庫など、整理整頓をする順番を決めましょう。計画表を作ったら事務所のスタッフ全員に配り、可能な限り「整理整頓の日」には外出や出張、来客の予定を入れないように周知してください。
2-2．収納スペースのサイズをチェック
共有スペースの書類棚や資料室などを整理整頓するときには、まず可能な限り中に入っているものをすべて外に出しましょう。それから、収納スペースの奥行き・高さ・横幅などのサイズを調べて書きとめてください。ものが詰まっている状態だと、正確なサイズが測れないので整理整頓のときがチャンスなのです。収納の順番を考えたり収納ケースや棚などを買い足したりするときに役立ちます。
2-3．不用品を処分する
個人の机やロッカーの中・共有の書類棚・書庫など、不用品を処分しましょう。基本的には、狭い・小さい場所からスタートするほうがおすすめです。また、共有の会議室、接客室などに「とりあえず処分できない書類や資料」などを積んでいる事務所も多いでしょう。「整理整頓の日」に見直しをしてください。処分方法のコツなどは後の項で詳しくご紹介します。
2-4．置き場所を決める、ルールを決める
不用品の処分をすれば、収納スペースには余裕ができます。しかしながら、無計画にものを詰め込んではいけません。きちんと場所やルールを決めてから収納してください。
「始終使用するものは1番取り出しやすい場所に、ときどきしか使用しない・めったに使用しないものは奥に収納」が基本です。収納場所がたくさんある場合は、どこに何を収納しているか配置図を作り、皆がわかる場所に貼るのもおすすめでしょう。収納棚が開くタイプの扉であれば、その裏に配置図を貼ると見やすくなります。
2-5．注意点
2-5-1．収納グッズを先に買わない
事務所の整理整頓をする前に、はりきって収納ボックスやファイルケースなどを先に購入する人もいますがやめましょう。整理整頓をする前に「収納グッズ」を購入してものを増やすのはNG行為です。まずは、計画を立てたら不用品を捨ててスペースを空けることが先決になります。
2-5-2．掃除道具は前もって準備しておく
ホコリを取る使い捨てのモップ・汚れを落とすお掃除シート・掃除用洗剤・ゴミ袋・軍手・古い新聞紙など、掃除道具は用意しておきましょう。収納スペースからものを全部出したついでに、ホコリや汚れ、ゴミなどを取り除ききれいにしてください。きれいになると、整理整頓へのモチベーションも上がります。
2-5-3．ペナルティのすすめ
事務所の中には、整理整頓の日を決めても守らないスタッフもいるでしょう。全員で「事務所をきれいにしよう」という意識を持つことが大切なので、そのままにしてはいけません。もし、片付けない人がいたらペナルティを与えるのもおすすめです。けれども、厳しいペナルティだとギスギスした雰囲気になるので注意してください。スタッフの人数にもよりますが、サボったらピザの出前をおごる、スイーツを買ってくるなど、作業の後に皆で楽しめるペナルティにしましょう。
3．事務所の整理整頓〜アイデアやコツ〜
整理整頓は、無造作に行ってもうまくいきません。役に立つアイデアやコツをご紹介しましょう。
3-1．書類・資料をどうするか
書類・資料をすべて保管しておくのは限界があります。1度すべての書類を棚から出しましょう。それから、現在必要としている書類・案件が終了した書類・古いけれども念のために保管している書類に分けてください。
案件が終了した書類と古い書類は、1年以上経過したら処分しましょう。もし、処分するのが不安ならPDFにしたり「書類や資料のスキャニングサービス」を利用したりするのもおすすめです。かさばる紙の書類もデータにすれば収納も楽になります。
3-2．私物をどうするか
机の引き出しやロッカーの中には、いつの間にかいろいろな私物がたまってしまいます。読み終わった本や雑誌、ノベルティや試供品、キャラクターグッズなど「家に持って帰りたくないけれど捨てるのはもったいない」ものが多いようです。
「不用な私物ボックス」を作り、皆でまだ使用できる私物を入れるようにしてはいかがでしょう。ほしい人に自由に持ち帰ってもらえば、捨てるよりも気分は楽です。
3-3．維持するには？
不用品を処分して整理整頓した事務所は、できるだけその状態を維持したいものです。収納するときに決めた「置き場所」のルールを皆で守るようにしましょう。
「割れ窓理論とは」でご紹介したように、誰かがルールを破ったりそれを放置したりするとあっという間に散らかった状態に戻ってしまいます。そこで、持ち回りでチェック係を決めてください。ルールどおりに書類や資料が収納してあるか定期的にチェックする係です。皆で「乱れていたらこまめに元に戻す」ことを繰り返していくうちに、「常にきれいにしよう」という意識が浸透します。
3-4．収納術
上手に収納する1番のコツは「ものを増やさない」ことです。そして、2番目に大切なのは「無駄な空間をできるだけ生かす」ことになります。事務所内に余分な空間はあるでしょうか？もし、空間があれば収納グッズを上手に利用してください。伸び縮み可能な棚やポール・ウォールポケットなどを使い「収納場所」を増やしましょう
3-5．そのほか
可能であれば「机の上にはものを置かない」ルールを作るのもおすすめです。仕事が終わって帰るときには、「必要最低限のパソコン・キーボード・マウス以外はすべて片付けるルール」を決めましょう。そうすると、無駄なものを増やさなくなりますし不用品はさっさと捨てる習慣も付きます。
また、「机の1番大きな引き出しは基本的にカラにする」ルールもおすすめです。まだ仕事の途中で、片付けたくない書類や資料などがあれば、終業時はそのままそっくり引き出しに入れることができます。
4．事務所の整理整頓〜不用品処分〜
事務所の整理整頓をするとたくさんの不用品が出ます。どのように処分すればいいのでしょうか。
4-1．処分するもの実例
- 古い書類やファイル
- DVDなどにコピーした古いデータ
- 資料として購入した書籍や雑誌
- 使用済みの文房具や事務用品
- 故障したパソコンや周辺機器
- 使用していないコード類
- 古い事務所用のスチール家具や家電類
このほか、業種によっては在庫製品や販促用ノベルティグッズ、宣伝用ポスターやパンフレットなどもあるでしょう。
4-2．さまざまな処分方法
不用品を処分する方法はさまざまです。どのような方法があるのかご紹介しましょう。
4-2-1．自治体のゴミに出す
地域によっても異なりますが、自治体では燃えるゴミ・燃えないゴミ・資源ゴミ・粗大ゴミなどの回収を行っています。事務所から排出したゴミは、自治体のルールにしたがって廃棄してください。また、粗大ゴミの場合は事前に予約が必要です。一般的には以下のような流れになります。
- 自治体のホームページに掲載している粗大ゴミセンターに、電話かインターネットのフォームで申し込みをする
- 回収日と処分費用を教えてくれるので紙に控える
- 処分費用に相当する金額の「有料粗大ゴミ処理券（シール）」を購入し、回収してもらう不用品に貼る
- 予約当日の朝、指定の回収場所に粗大ゴミを運ぶ
詳細は自治体のホームページを確認してください。自治体のゴミに出すのは手軽な方法です。しかしながら、回収日に合わせて回収場所に出したり運んだりする手間がかかります。粗大ゴミの場合は、誰かが担当になり予約や粗大ゴミ処理券の購入などの手配をし、当日に収集場所に出さなければなりません。面倒なので担当になる人が決まらずもめることがないようにしましょう。
4-2-2．リサイクルする
未使用・新品・まだ使用できるものなどは、リサイクルする方法もあります。近所にリサイクルショップがあれば店頭に持ち込むこともできるでしょう。また、インターネットオークションなどに出品する方法もあります。リサイクルショップもオークションも買い手が見付かれば、不用品をお金に替えることができるのです。
ただし、手間がかかる割りには高額で買い取りしてもらえないことが多いでしょう。また、オークションは、誰かが担当になり出品から落札、配送まで行わなければなりません。業務中に作業するのは面倒でしょう。
4-2-3．不用品回収業者に依頼する
不用品の処分をプロの回収業者に依頼する方法です。不用品回収業者はさまざまですが、事務所の不用品を処分する場合は、パソコンや周辺機器、スチール家具なども取り扱っている業者がおすすめでしょう。
宅配回収や出張回収を行っている業者であれば、自分たちで不用品を運ぶ必要がありません。ただし、宅配回収の場合は回収料金や送料が必要です。また、出張回収の場合は回収料金や運搬料などの費用がかかります。「パソコン処分本舗」では、パソコンや周辺機器、オフィス家具など、事務所で不用になったさまざまな製品を無料で回収しているのです。
4-3．不用品回収業者について
不用品回収業者はたくさんあるので、どのようなことを基準にして選べばいいのか迷ってしまう人は多いでしょう。そこで、業者を選ぶときにチェックしたいポイントをご紹介します。
- 業者のホームページに事業所の住所・電話＆FAX番号・メールアドレスなどが明記してある
- 無料の見積もりサービスや問い合わせ窓口がある
- 処分してほしいものが「取扱品目」の対象になっている
- 宅配回収や出張回収を行っている
- 「古物商の許可番号」を取得している（回収した製品を再販売するときに必要な許可）
- 事務所が業者の回収対応エリアになっている
- 回収費用が安い
「パソコン処分本舗」では、パソコンや不用品を無料で回収しています。パソコンや液晶モニターなど「無料回収対象製品」が1つでもあれば、ほかの不用品（周辺機器やデジタル機器ほか）を無料で回収するのです。詳しくは、こちらをごらんください。
4-4．注意点
不用品回収業者の中には、無許可の業者もいるので注意してください。街中を「無料で不用品の回収をします」とアナウンスしながら会社名のないトラックで周っている業者の多くは無許可の業者だと思ったほうがいいでしょう。不用品がたくさん出ると、つい「無料で1度に運んでくれるなら」と呼び止めて依頼したくなりますがトラブルが多いので気を付けてください。
荷物を積み込んだ後に「回収は無料だが運搬費がかかる」など、いろいろと難癖を付けて高額の料金を請求するケースが多いのです。「4-3．不用品回収業者について」でご紹介した項目をしっかりとチェックしてから選びましょう。
5．事務所の整理整頓〜よくある質問〜
事務所の整理整頓に関する「よくある質問」をご紹介しましょう。
Q．事務所が散らかっているので思いきって整理整頓をしようと思います。最適な時期やタイミングなどはいつですか？
A．職種によっても異なりますが、基本的には年末の休みや夏のお盆休みの前は、仕事もたて込むので事務所の整理整頓をする時間を取るのは大変でしょう。業務に差し支えない、時間に余裕がある時期を見計らって行ってください。また、真冬や真夏に大きな不用品を運んだり片付けたりするのは大変です。できれば気候のいい春や秋などに行うほうがおすすめでしょう。
Q．事務所の整理整頓は、個々のデスクなど小さな場所から始めたほうがいいでしょうか。それとも、書類・資料室など広い場所から始めたほうがいいですか。
A．基本的には、「小さい場所→広い場所」の順番で整理整頓するほうがいいといわれています。しかしながら、事務所や仕事の状況によっても異なるので自分の会社に合った方法で行ってください。例を挙げてみましょう。
- 「土日は全員がお休み」の事務所：金曜日に、皆の協力が必要な書類棚などの整理整頓を行い、共有部分が片付いたら個々に都合がいい日に机の中を片付ける
- 「休みや勤務時間がバラバラ」の事務所：整理整頓の日を決め、午前中全員で自分たちの机の上や中を片付ける。共有部分は1度に片付けようとせず、「今日は書類棚」「来週は倉庫」など日にちを決めて順番に少しずつ行う
など、スタッフの都合や業務との兼ね合いを考えつつ計画を立ててください。
Q．事務所を移転するので、回収業者に依頼して不用品や古いものを処分しようと思います。古いパソコン・プリンター・スキャナーや電話・FAX・コピー機などがたくさんあるので回収費用が心配です。
A．「パソコン処分本舗」では、不用になったパソコンや周辺機器などさまざまな製品の宅配回収を行っています。パソコンは「無料回収対象製品」なので回収費用・送料が無料になるのです。また、宅配便で送るときに、当社が指定しているサイズのダンボールに無料回収対象製品が1点でも入っていれば、「有料回収対象製品」を詰め込めるだけ詰め込んでいただいてかまいません。回収費用を心配する必要もないのです。詳しくはこちらをごらんください。
また、法人のお客さまの場合、パソコン15台以上なら無料で出張回収いたします。質問や不明な点などありましたら、こちらからお気軽にご連絡ください。
Q．毎日、事務所にたくさんの郵便物やDM、チラシが届きます。上手に整理整頓する方法があったら教えてください。
A．郵便物があり過ぎると、間違って大切な手紙などを捨ててしまうこともあります。そこで、以下のような方法で管理しましょう。
- 「1週間交代」などサイクルを決め、皆で順番に「郵便物管理係」になる
- 郵便受けに近い場所に「不用なもの」「保留」「重要なもの」と書いた3つの箱を用意して、その場で仕分けをする
- 「重要なもの」は各自に配り、「不用なもの」は1日の終わりに捨てる
- 「保留」に入れた郵便物は、2〜3日に1度処分する
上記のことを行うと、要領よく郵便物を整理整頓できます。
Q．事務所のパソコンを買い替えます。古いパソコンは複数台あり、メーカーに処分を依頼するとリサイクル料金がかかるのが悩みです。また、顧客の個人情報が入っているので自分でデータを完全に消去できるかも心配しています。いい方法を教えてください。
A．「パソコン処分本舗」では、不用になったパソコンを全国どこからでも無料で宅配回収してます。パソコンは「無料回収対象製品」なので何点あっても送料・回収費用は無料です。故障していてもかまいません。無料・有料回収対象製品にかんしてはこちらをごらんください。
また、「パソコン処分本舗」では、ハードディスクに残ったデータは、最新の消去機器で完全に消去します。また、有料で「消去証明書」も発行しているので安心してご利用ください。
まとめ
事務所の整理整頓の順番や方法、コツなどがおわかりいただけたかと思います。上手にきれいにするには、一見遠回りのように見えますが、最初にきちんと日程や計画を立て、事務所内でのルールを決めるほうがスムーズに進むのです。また、不用品をいつまでも保管しておかずに思いきって処分することも大切でしょう。整理整頓で出た不用品の処分は、プロの回収業者に依頼するのもおすすめです。不用品の中にパソコンやモニターなどがあれば、無料で回収する「パソコン処分本舗」をぜひご利用ください。
