オフィスを移転する前に押さえておきたいポイント！ 不用品の処分方法も
2015/11/30
2022/06/30
オフィス移転成功のカギは、計画性にかかっているといわれています。しかし、どのようにスケジュールを立てればいいのか、どういうところに気をつけるべきなのか……オフィスの移転で悩んでいる方は多いでしょう。また、移転をきっかけに、不要なものを処分する必要もあります。
そこで、本記事では、オフィス移転時のポイントや不用品の処分方法などを解説しましょう。
この記事を読むことで、オフィス移転スケジュールの立て方や移転時に発生する業務も分かります。気になっている方はぜひ参考にしてください。
1．オフィスを移転する際に考えるべきこと
まずは、オフィスを移転する際に考えるべきことをチェックしておきましょう。
1-1．移転の目的を明確にする
最初に、移転の目的をしっかりと明確にする必要があります。漠然とした目的のままオフィスを移転してしまうと、これまでのようなパフォーマンスができなくなるからです。実際に、「オフィスを移転してから生産性が下がった」「以前よりも快適ではなくなった」などといったオフィス移転の失敗例があります。オフィスの快適性は生産性につながる大切な要素ですので、家賃が安いところに引っ越したいからといった漠然なイメージではなく、移転の目的を明確にすることが大切です。
1-2．社員で共有する
オフィスの移転目的や具体的な計画が決まった際は、社内で共有することも大切なポイントです。オフィスを移転する際は、きちんと社員全員に情報が行き渡っているか確認しておかなければなりません。社員の理解なしで、オフィスを移転するのはほぼ不可能と思っていいでしょう。社員で情報を共有することで、理想の働き方に近づきます。
1-3．やるべきことをピックアップする
オフィス移転でやるべきことはたくさんあります。そのため、やるべきことは誰が見ても分かりやすくまとめることが大切です。前述したように、オフィスの移転は社員の働きやすさ・通勤しやすさなど今後の生産性に大きく関わる要素となります。当然、オフィス移転にはコストもかかるため、何をいつまでに終わらせるのか、やるべきことのピックアップとスケジュールの計画性が必要不可欠です。
2．オフィス移転スケジュールの立て方
ここでは、オフィス移転スケジュールの立て方を紹介します。
2-1．移転6か月前までやるべきこと
新オフィスへの引っ越し6か月前までには、オフィス移転の目的を明確にするのはもちろんのこと、移転先のオフィスを決めてオフィスプランニングをします。オフィスプランニングとは、具体的なレイアウトや内装工事費用の確認・受付などの有無といった計画を立てることです。オフィスの規模が大きくなればなるほど、時間に余裕を持ってオフィスプランニングをしてください。
2-2．現オフィスの原状回復
移転6～4か月前ぐらいには、現オフィスの原状回復をメインに進めていくことになります。最低でも移転6か月前には現オフィスの解約手続きを行い、原状回復をどこまでするのか賃貸人と確認してください。なお、原状回復は契約期間中に行わなければなりません。そして、オフィス移転の5～4か月前には、原状回復工事の業者を選定し、見積書を確認する必要があります。同時に、新オフィスの選定とレイアウトも決めていくといいでしょう。
2-3．不用品の処分と新しく購入する什器選び
移転3～2か月前には、現オフィスで要らないもの・使っていないものを処分する必要があります。引っ越しで新オフィスに運び入れるものの選定は、慎重に行ってください。オフィスの引っ越し費用はそれなりにかかるので、予算を踏まえながら什器の量を考えるのがポイントです。そして、新しいオフィスで購入する什器もこの時期に選びます。ちなみに、新しい什器を購入する際は、移転作業前に搬入しなければならないので新オフィス内装工事のスケジュールも考慮しましょう。
2-4．移転に向けて準備する
移転1か月前になると、移転に向けての本格的な準備に入ります。内装工事や新しい什器購入の搬入・電気屋LAN設備の工事・インターネットなど、新オフィスで仕事を始めるための準備は大切なポイントです。特に、法務局・税務署など官公庁への届け出は多岐にわたるのでチェックリストを設けておくといいでしょう。すでに提出したものと未提出のもの、どこに何を提出すればいいのかチェックリストとしてまとめておけば忘れる心配もありません。
3．オフィス移転で発生する業務
ここでは、オフィス移転でやらなければならない業務をいくつか紹介します。
3-1．現オフィスに関係する業務
オフィス移転前に発生する業務としては、現オフィスの解約通知や原状回復工事などがあります。契約を結んでいる賃貸人によって異なりますが、1年前～6か月前までの間に解約する旨を伝えなければなりません。移転6か月以内に解約通知をすると解約料が発生する可能性もあるので注意してください。そして、現オフィスで移転時に発生する業務といえば、原状回復工事です。現オフィスから退去する際は、天井・壁・床など全体的に入居時の状態に戻すことを原状回復といいます。どこからどこまで原状回復するかは、賃貸人と確認が必要です。
3-2．新オフィスに関係する業務
オフィスを移転する際は、新オフィスに関係する業務も発生します。現オフィスで発生する業務よりもやるべきことがたくさんあるので、事前にリスト化していつでも確認できる状態にしておきましょう。なお、新オフィスに関係する業務は以下のとおりです。
- オフィス移転で達成したい目標の確率と現状調査
- 新オフィスを移すビルの選定
- オフィスのコンセプトと与条件の設定
- ゾーニング・設備・レイアウト・IT計画
- スケジュールの検討とオフィス移転費用の算出
- プラン調整・実施計画図面の作成
- コストと関連工事業者の調整
- 引っ越し準備・社員説明会の実施
- 届け出・手続きの確認
上記のほか、各種工事現場の確認や、実施図面どおりに工事が進んでいるかどうかの施主検査なども発生します。
3-3．移転当日に発生する業務
オフィス移転当日も、さまざまな業務が発生します。特に、突発的なトラブルが起こる可能性があるため、素早く対処できるように備えておかなければなりません。IT関連の不具合は普通の業務にも影響を受ける恐れがあるので、新オフィスで仕事を始める日は施工業者や設備業者にすぐ対応してもらえるようにしておきましょう。そうすれば、トラブルが起きてもすぐに解決できます。
3-4．移転後も確認が必要
新オフィスへ移転した後も、いろいろなところでの確認が必要になります。たとえば、インターネットにつながるか、電話やFAXなどの移設に問題はないか、旧オフィスの賃貸人から敷金や保を受け取ったかどうかです。また、社員が問題なく通常業務を行えるかも、しっかりとチェックしておかなければなりません。移転後に問題が起きた際は、すぐに対処できるように準備しておきましょう。
4．オフィス移転に伴う不用品の処分方法
ここでは、オフィス移転に伴う不用品の処分方法を解説します。
4-1．事業目的で使用したものは産業廃棄物
オフィスの移転時には、たくさんの不用品が出てきます。不用品を新オフィスへ持ち運ぶわけにはいかないので、引っ越し前に不用品を処分しておかなければなりません。ただ、オフィスで使用したものは産業廃棄物扱いになり、自治体で回収してもらえないので注意が必要です。一般的に、産業廃棄物収集運搬の許可を取得している業者へ回収依頼することになるでしょう。面倒くさいからと林の中や空き地に不用品を放置すれば、不法投棄とみなされ罰則の対象になる恐れがあるので注意してください。
4-2．不用品回収業者に依頼する
不用品が大量にある場合、不用品回収業者に依頼する方法もあります。不用品回収業者は一般の家庭ゴミだけでなく、オフィス什器の回収も受け付けているところがほとんどです。さまざまな種類を扱っているからこそ、自分たちでゴミを仕分ける必要がないので手間と時間をかけずに不用品が処分できます。ただし、不用品の量が多いほど処分費用が高額になるため、見積書の内容をしっかりと確認することが大切です。
4-3．引っ越し業者のサービスを利用する
オフィス移転で不要なものを処分する場合、引っ越し業者のサービスを利用するのも方法の1つです。大手の引っ越し業者ではほとんどが、不用品回収サービスを行っています。引っ越し当日に不要なものが出た場合、そのまま回収してくれるので新オフィスへ運び入れる必要がありません。ただし、回収できる不用品の量が決まっていたり、不用品回収業者に依頼するよりも高額になったりする可能性があります。そのため、引っ越し業者の回収サービスは緊急時に利用したほうがいいでしょう。
4-4．無料回収ならパソコン処分本舗へ
オフィス移転で出た不用品の処分でお悩みの方は、ぜひ無料回収のパソコン処分本舗にご依頼ください。パソコン処分本舗では、パソコン・デジタル・AV機器・スチール家具などさまざまな種類の不用品を回収しています。回収したものはリユース品として再活用し、リユースできないものも修理用パーツとしてリサイクルしているので回収コストがかかりません。無料回収の理由が明確になっているからこそ、安心してご依頼いただけます。無料相談も受け付けておりますので、ぜひ一度お問い合わせください。
5．オフィスの移転に関してよくある質問
オフィスの移転に関する質問を5つピックアップしてみました。
Q．オフィス移転の目的を検討する際のポイントは？
A．目的を明確にする際、働き方について考えることが大切です。主に以下の方法で実施することになります。
- トップダウン型：経営陣が会社のビジョンや目指すべき方向性を決める。その内容に基づいて、プロジェクトメンバーが具体的な働き方などの意見を出す方法
- プロジェクト主導型：プロジェクトメンバーが中心になり、理想の働き方などを決める
- ボトムアップ型：ワークショップなどを通して、理想の働き方について社員から意見を集める
Q．オフィス移転の計画を立てる際のチェックポイントは？
A．まずは、プロジェクトチームを編成しなければなりません。そして、そのプロジェクトチームで移転の目的を明確にし、社内で共有します。また、オフィス移転の計画を立てる際は、以下のポイントをチェックしてください。
- 希望スケジュールを作成する
- マスト条件を抽出し、優先順位を決める
- トータルでどのくらいかかるのか、予算を把握する
- 現オフィスの賃貸人に解約予告時期を確認する
Q．オフィス移転を効率的に進めるコツは？
A．通常業務を行いながら移転準備をする必要があるため、スケジュールどおりにいかなくなることがほとんどです。長いようであっという間に時間が経過するので、余裕を持ってスケジュールを立てることが効率的に進めるコツとなります。入念に準備をして、効率よくオフィス移転を進めましょう。
Q．オフィス移転で注意すべきことは？
A．移転の目的だけでなく、移転に伴う就業ルールを社員に伝えることです。オフィス移転のための準備期間中、通常業務もこなしながら作業を行わなければなりません。そのため、移転に伴う就業ルールも社内で共有しておく必要があります。そのほか、取引先など関係先へも移転通知を行うことが大切です。
Q．不用品回収業者選びのポイントは？
A．どの不用品回収業者に依頼すべきか分からずに悩んでいる方は、以下のポイントに注目してください。
- 不用品回収の実績があるか
- スタッフの対応が丁寧でスピーディーか
- 無料相談や無料見積を受け付けているか
- 無料回収の理由がホームページ等に記載されているか
- サービス内容が充実しているか
- 口コミや評判がいいか
まとめ
いかがでしたか？ オフィスの移転はやることがたくさんあるので、余裕を持ってスケジュールを立てることが大切です。また、移転の目的やスケジュールをしっかりと社内で共有しておかなければなりません。きちんと情報を共有しておけば、社員全員で協力しながらオフィス移転作業を進めることができるでしょう。なお、オフィス移転で不要になったものは回収業者に依頼するのが1番です。無料回収を行っているパソコン処分本舗では、デジタル機器のデータ消去サービスも受け付けています。無料相談も可能ですので、ぜひ一度ご相談ください。
